Biểu mẫu thuế nằm ở phụ lục của thông tư (đôi khi của nghị định) quy định thủ tục đó, và mẫu đúng là mẫu thuộc văn bản đang có hiệu lực tại ngày nộp. Cách an toàn nhất để lấy mẫu là dùng mẫu tích hợp sẵn trên hệ thống khai thuế điện tử của cơ quan thuế, hoặc tải từ phụ lục bản gốc của văn bản — không phải từ một tệp ai đó chia sẻ lại.
Sau mốc 1/7/2026, khi Thông tư 87, 89, 90, 91/2026/TT-BTC cùng có hiệu lực, nguy cơ dùng nhầm mẫu cũ cao hơn bao giờ hết: thư mục mẫu của nhiều doanh nghiệp vẫn là bộ tải về từ vài năm trước. Bài này không liệt kê mẫu nào đổi, mà chỉ cách tự kiểm tra mẫu mình đang dùng.
Mẫu nằm ở đâu trong văn bản
Thân thông tư thường có câu kiểu “người nộp thuế lập theo mẫu số… ban hành kèm theo Thông tư này”. Mẫu đó nằm ở phần phụ lục cuối văn bản. Phụ lục thường có:
- Một danh mục mẫu ở đầu, liệt kê ký hiệu và tên từng mẫu.
- Từng mẫu, có ký hiệu ở góc trên.
- Hướng dẫn ghi ở cuối mẫu hoặc trong phụ lục riêng: mỗi chỉ tiêu ghi gì, lấy số liệu từ đâu.
Khi tìm mẫu cho một thủ tục, đi từ thân văn bản (điều quy định thủ tục đó) sang phụ lục, không đi ngược lại. Có những mẫu nhìn giống nhau nhưng dùng cho các trường hợp khác nhau; câu trong thân văn bản mới cho biết trường hợp nào dùng mẫu nào.
Lấy mẫu từ nguồn nào
| Nguồn | Ưu điểm | Lưu ý |
|---|---|---|
| Hệ thống khai thuế điện tử của cơ quan thuế | Mẫu tích hợp sẵn, thường được cập nhật theo văn bản mới, có kiểm tra lỗi khi nộp | Kiểm tra lại hệ thống đã cập nhật chưa trong giai đoạn chuyển tiếp |
| Phụ lục bản gốc trên Công báo, cơ sở dữ liệu văn bản | Chính xác theo văn bản | Dạng tệp đọc, thường phải tự dựng lại để điền |
| Phần mềm hỗ trợ kê khai do cơ quan thuế cung cấp | Điền và kết xuất đúng định dạng | Phải dùng phiên bản mới nhất |
| Phần mềm kế toán, phần mềm hoá đơn | Lấy số liệu tự động | Hỏi nhà cung cấp ngày cập nhật theo văn bản mới |
| Tệp chia sẻ trên mạng | Tiện | Không biết phiên bản; chỉ dùng để tham khảo cách điền |
Với thủ tục nộp giấy, vẫn nên đối chiếu với phụ lục bản gốc trước khi in. Với thủ tục nộp điện tử, hệ thống chỉ nhận định dạng của nó, nên lỗi dùng mẫu cũ thường lộ ra ngay — nhưng không phải lúc nào cũng vậy trong giai đoạn chuyển tiếp.
Một lưu ý nhỏ nhưng hay gặp: tệp mẫu tải về từ bài viết, diễn đàn, nhóm trao đổi thường đã bị người trước điền thử, xoá bớt dòng hoặc đổi công thức. Kể cả khi đúng phiên bản, tệp đó cũng không còn là mẫu sạch. Nếu cần tệp để tham khảo cách điền, hãy mở song song với mẫu gốc chứ đừng điền thẳng lên tệp đó.
Dấu hiệu nhận biết một mẫu đã cũ
- Tên cơ quan thuế in sẵn là “Tổng cục Thuế”, “Chi cục Thuế” hoặc “Cục Thuế tỉnh…” theo cách gọi trước sắp xếp năm 2025. Từ năm 2025, cơ quan thuế là Cục Thuế — Thuế tỉnh, thành phố — Thuế cơ sở.
- Ô thông tin cá nhân chỉ có “mã số thuế” trong khi từ 1/7/2025 số định danh cá nhân được dùng thay mã số thuế cá nhân. Mẫu mới có thể đã đổi cách ghi; đối chiếu với mẫu của văn bản hiện hành.
- Chân mẫu ghi căn cứ là văn bản đã có văn bản mới cùng phạm vi, như Thông tư 80/2021/TT-BTC, Thông tư 78/2021/TT-BTC, Thông tư 86/2024/TT-BTC.
- Ký hiệu mẫu không có trong danh mục mẫu của văn bản đang hiệu lực.
- Địa danh theo đơn vị hành chính cấp huyện, trong khi từ 1/7/2025 không còn cấp huyện.
Chỉ một dấu hiệu chưa chắc mẫu đã sai, nhưng là tín hiệu để mở phụ lục văn bản mới ra so.
Điền mẫu theo hướng dẫn, không theo thói quen
Mỗi mẫu có hướng dẫn ghi đi kèm. Người làm lâu năm hay điền theo trí nhớ, và đó chính là lúc sai khi mẫu thay đổi. Nguyên tắc:
- Đọc hướng dẫn ghi của mẫu mới ít nhất một lần, kể cả khi mẫu trông giống mẫu cũ.
- Không tự thêm, bớt dòng, cột. Trường hợp không có trên mẫu thì xem hướng dẫn có quy định cách ghi không; không có thì hỏi cơ quan thuế.
- Ghi đúng đơn vị: đồng hay nghìn đồng, số dương hay âm cho khoản điều chỉnh.
- Kiểm tra liên kết giữa các chỉ tiêu: chỉ tiêu nào bằng tổng chỉ tiêu nào.
- Ký đúng người: người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền; với đại lý thuế, ghi thông tin đại lý theo yêu cầu của mẫu.
Với thủ tục mà văn bản không ban hành mẫu, doanh nghiệp tự soạn văn bản nhưng phải có đủ các nội dung mà điều khoản yêu cầu. Liệt kê các nội dung đó từ văn bản trước khi soạn.
Giai đoạn chuyển tiếp sau 1/7/2026
Mười văn bản thuế có hiệu lực từ 1/7/2026, trong đó các thông tư về quản lý thuế, đăng ký thuế, hoá đơn và thuế thu nhập cá nhân đều có thể kèm mẫu biểu mới. Câu hỏi thực tế:
- Tờ khai của kỳ trước 1/7/2026 nộp bổ sung sau ngày đó dùng mẫu nào?
- Mẫu cũ còn được chấp nhận trong một khoảng thời gian không?
- Hồ sơ đã nộp theo mẫu cũ trước 1/7/2026 có phải nộp lại không?
Ba câu hỏi này đều nằm ở điều khoản chuyển tiếp của từng thông tư, không có câu trả lời chung. Đọc phần đó của Thông tư 87, 89, 90, 91/2026/TT-BTC, ghi lại nguyên văn câu áp dụng cho việc của mình.
Bảng kiểm một phút trước khi bấm nộp
| Kiểm tra | Cách kiểm |
|---|---|
| Mẫu thuộc văn bản đang hiệu lực | Ký hiệu mẫu có trong danh mục phụ lục của văn bản hiện hành |
| Đúng mẫu cho đúng trường hợp | Đối chiếu với câu trong thân văn bản quy định thủ tục |
| Kỳ khai đúng | Tháng hay quý, năm nào; khai lần đầu hay khai bổ sung |
| Tên cơ quan thuế nhận | Đúng cơ quan thuế quản lý hiện hành |
| Thông tin người nộp thuế | Mã số thuế doanh nghiệp; với cá nhân, số định danh cá nhân |
| Số liệu khớp sổ sách | Chỉ tiêu tổng khớp chi tiết, khớp với sổ và hoá đơn |
| Chữ ký | Đúng người có thẩm quyền, chữ ký số còn hạn |
| Hạn nộp | Còn trong hạn; nếu trễ, biết trước hậu quả và chuẩn bị giải trình |
In bảng này ra, dán cạnh bàn làm việc của người khai thuế. Tám dòng kiểm trong một phút rẻ hơn rất nhiều so với một lần khai bổ sung.
Giữ một thư viện mẫu nội bộ không lỗi thời
- Một thư mục duy nhất cho mẫu đang dùng, chia theo nhóm thủ tục: đăng ký thuế, khai thuế, hoá đơn, thuế thu nhập cá nhân, hoàn thuế.
- Tên tệp ghi văn bản gốc: ký hiệu mẫu — số hiệu thông tư — ngày cập nhật.
- Thư mục “mẫu cũ” riêng, không xoá, để xử lý kỳ cũ khi cần.
- Người chịu trách nhiệm cập nhật thư viện mỗi khi có văn bản mới, gắn với nhịp rà soát văn bản hằng tháng.
- Ghi chú điền mẫu cho những chỉ tiêu hay sai, cập nhật mỗi khi mẫu đổi.
Tự kiểm tra ở đâu: phụ lục bản gốc trên Công báo và Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật; mẫu tích hợp trên hệ thống khai thuế điện tử qua tài khoản thuế điện tử; mẫu hoá đơn, chứng từ trên cổng hoá đơn điện tử. Khi không chắc dùng mẫu nào, hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi nộp.
Câu hỏi thường gặp
Nộp nhầm mẫu cũ thì có bị coi là chưa nộp không?
Tuỳ trường hợp và tuỳ quy định chuyển tiếp. Hồ sơ không đúng mẫu có thể bị yêu cầu bổ sung hoặc nộp lại. Khi phát hiện, liên hệ cơ quan thuế quản lý ngay để biết cách xử lý, đừng chờ tới khi có thông báo.
Hệ thống khai thuế điện tử đã có mẫu mới thì có cần đọc phụ lục nữa không?
Vẫn nên đọc hướng dẫn ghi của mẫu mới ít nhất một lần. Hệ thống kiểm tra định dạng và một số liên kết số liệu, nhưng không kiểm tra được mình ghi đúng bản chất nghiệp vụ hay không.
Mẫu do cơ quan thuế địa phương phát tại quầy có đúng không?
Thường là đúng, nhưng vẫn nên nhìn tên cơ quan và ký hiệu mẫu, đối chiếu với danh mục mẫu của văn bản đang hiệu lực, nhất là trong vài tháng sau khi có văn bản mới.
Có được tự thiết kế lại mẫu cho đẹp hơn không?
Với mẫu bắt buộc, nên giữ nguyên bố cục và nội dung chỉ tiêu. Thay đổi hình thức dễ làm lệch hoặc thiếu chỉ tiêu. Với văn bản tự soạn khi không có mẫu, được trình bày theo cách của doanh nghiệp miễn đủ nội dung.
Mẫu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân lấy ở đâu?
Chứng từ khấu trừ thuộc phạm vi văn bản về hoá đơn, chứng từ điện tử; từ 1/7/2026 là Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Đọc phần chứng từ và điều khoản chuyển tiếp trong hai văn bản này.
Thư viện mẫu nên rà lại bao lâu một lần?
Mỗi khi có văn bản mới về thủ tục liên quan, và ít nhất một lần trước kỳ quyết toán năm. Gắn việc này với buổi rà soát văn bản hằng tháng là cách dễ duy trì nhất.
