Muốn biết quy định hoá đơn điện tử từ 1/7/2026 khác trước thế nào, cách chắc chắn nhất là tự đặt hai bộ văn bản cạnh nhau: bộ cũ gồm Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và Thông tư 78/2021/TT-BTC; bộ mới gồm Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Rồi đối chiếu theo từng chủ đề, không theo số điều.
Bài này cố ý không liệt kê “những điểm mới” — bản tóm tắt như vậy dễ sai và dễ lỗi thời. Thay vào đó là phương pháp đối chiếu và danh sách những chủ đề nên soi kỹ nhất, kèm câu hỏi cho từng chủ đề. Làm xong, doanh nghiệp có một bảng đối chiếu của riêng mình, dẫn đúng điều khoản.
Chọn đúng cặp văn bản để so
Sai lầm phổ biến nhất khi đối chiếu là so văn bản mới với bản gốc năm 2020 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nhưng nghị định này đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Những gì Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã sửa sẽ hiện ra như “điểm mới năm 2026” trong khi thật ra đã áp dụng từ trước.
Vì vậy, bộ “cũ” phải là quy định đang áp dụng ngay trước ngày 1/7/2026:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP với các điều khoản đã được thay bằng nội dung của Nghị định 70/2025/NĐ-CP — dùng văn bản hợp nhất nếu có, hoặc tự thay từng đoạn.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC và các văn bản sửa đổi nếu có.
Bộ “mới” là Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Trước khi so, đọc điều khoản thi hành của hai văn bản mới để biết chúng thay thế, bãi bỏ những gì, toàn bộ hay một phần. Nếu văn bản cũ chỉ hết hiệu lực một phần, phần còn lại vẫn áp dụng và phải đưa vào bảng.
Dựng bảng đối chiếu theo chủ đề
Văn bản mới thường sắp xếp lại điều khoản, nên so điều 1 với điều 1 gần như vô ích. Hãy dựng bảng theo chủ đề:
| Chủ đề | Quy định cũ (điều, khoản) | Quy định mới (điều, khoản) | Kết quả so | Ảnh hưởng tới doanh nghiệp | Việc phải làm |
|---|---|---|---|---|---|
| Ví dụ: thời điểm lập với dịch vụ | … | … | Giống / đổi câu chữ / đổi thật / mới / bỏ | … | … |
Cột “quy định cũ” và “quy định mới” chép nguyên văn đoạn liên quan, kèm trích dẫn đầy đủ. Đừng tóm tắt ở bước này — tóm tắt là chỗ ý nghĩa bị lệch. Chỉ tóm tắt ở cột “ảnh hưởng”.
Danh sách điểm nên soi kỹ
Mười hai chủ đề dưới đây là những chỗ thao tác hằng ngày phụ thuộc trực tiếp. Mỗi chủ đề kèm câu hỏi đặt ra khi đọc — không phải khẳng định đã có thay đổi.
- Phạm vi, đối tượng áp dụng: doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, tổ chức trả thu nhập — có ai được thêm vào hay đưa ra không?
- Giải thích từ ngữ: “hoá đơn điện tử”, “chứng từ điện tử”, “hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền” được định nghĩa thế nào?
- Loại hoá đơn: danh sách loại hoá đơn và trường hợp dùng từng loại.
- Thời điểm lập: với bán hàng, cung cấp dịch vụ, xây dựng, thu tiền trước, giao hàng nhiều lần.
- Nội dung bắt buộc: thông tin người mua, người bán, tên hàng, đơn vị tính, thuế suất, chữ ký số; trường hợp được lược bớt.
- Hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền: đối tượng áp dụng, cách chuyển dữ liệu.
- Xử lý hoá đơn sai sót: khi nào điều chỉnh, khi nào thay thế, thông báo cho cơ quan thuế thế nào.
- Ngừng sử dụng hoá đơn: các trường hợp bị ngừng, cách khôi phục.
- Chứng từ điện tử: chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai — mẫu, thời điểm lập, cách gửi.
- Hộ kinh doanh: năm 2026 là năm chấm dứt khoán theo Nghị quyết 198/2025/QH15 — quy định hoá đơn cho hộ có gì đi kèm?
- Chuyển dữ liệu, lưu trữ: thời hạn, định dạng, trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ.
- Chuyển tiếp: hoá đơn đã thông báo phát hành, hoá đơn lập trước 1/7/2026 phát hiện sai sau ngày đó, mẫu cũ còn dùng tới khi nào.
Phân loại kết quả so cho đúng
Khi so, xếp mỗi chủ đề vào một trong năm nhóm:
| Nhóm | Dấu hiệu | Việc cần làm |
|---|---|---|
| Giống | Nội dung như cũ, có thể đổi số điều | Cập nhật trích dẫn trong quy trình nội bộ |
| Đổi câu chữ | Viết lại nhưng nghĩa không đổi | Cập nhật trích dẫn; đọc kỹ để chắc nghĩa thật sự không đổi |
| Đổi thật | Điều kiện, mốc, thủ tục khác | Sửa quy trình, phần mềm, đào tạo lại |
| Mới hoàn toàn | Không có trong bộ cũ | Xác định có áp dụng cho mình không |
| Bỏ | Có trong bộ cũ, không còn trong bộ mới | Kiểm tra có được quy định ở văn bản khác không trước khi bỏ bước đó |
Nhóm “đổi câu chữ” là chỗ dễ nhầm nhất theo cả hai hướng: tưởng đổi mà không đổi, hoặc tưởng chỉ đổi chữ mà thật ra đổi phạm vi — ví dụ thay “và” bằng “hoặc”, thêm cụm “trừ trường hợp”. Với những dòng này, nên có người thứ hai đọc lại.
Những cái bẫy khi đối chiếu
- So với bản tóm tắt thay vì toàn văn. Bản tóm tắt đã lược bớt điều kiện và ngoại lệ; hai bản tóm tắt so với nhau chỉ cho ra khác biệt giữa hai người viết tóm tắt.
- Quên nghị định và thông tư đi thành cặp. Nghị định đặt nguyên tắc, thông tư hướng dẫn thủ tục. Một chủ đề có thể nằm ở nghị định bên cũ nhưng ở thông tư bên mới, hoặc ngược lại. Luôn tìm ở cả hai tầng.
- Bỏ qua định nghĩa. Nếu định nghĩa một thuật ngữ thay đổi, mọi điều khoản dùng thuật ngữ đó đều thay đổi phạm vi theo, dù câu chữ của các điều đó giữ nguyên.
- Kết luận “đã bỏ” quá sớm. Một quy định không còn trong nghị định mới có thể đã chuyển sang thông tư, hoặc sang luật. Tìm ở các tầng khác trước khi bỏ một bước khỏi quy trình.
- Đối chiếu một lần rồi thôi. Các tháng đầu sau khi văn bản mới có hiệu lực thường có thêm công văn hướng dẫn, đôi khi có văn bản sửa đổi. Bảng đối chiếu cần được mở lại theo nhịp rà soát hằng tháng.
Biến bảng đối chiếu thành việc cho từng bộ phận
- Kế toán bán hàng, thu ngân: những dòng “đổi thật” về thời điểm lập, nội dung bắt buộc, máy tính tiền.
- Bộ phận mua hàng: những dòng ảnh hưởng tới hoá đơn đầu vào — vì hoá đơn đầu vào sai nội dung là mất quyền khấu trừ, và với hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên còn phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo Luật 48/2024/QH15.
- Kế toán tiền lương: dòng về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
- Người quản lý phần mềm: toàn bộ dòng “đổi thật” và “mới”, gửi nhà cung cấp phần mềm hoá đơn để xác nhận đã cập nhật.
- Chủ doanh nghiệp: một trang tóm tắt ba đến năm điểm lớn nhất.
Bảng đối chiếu nên lưu cùng sổ theo dõi văn bản. Khi có văn bản sửa đổi Nghị định 254/2026/NĐ-CP hay Thông tư 91/2026/TT-BTC sau này, chỉ cần thêm cột, không phải làm lại từ đầu.
Tự kiểm tra ở đâu
Toàn văn các văn bản trên Công báo và Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật; văn bản hợp nhất nếu có trên cổng thông tin Bộ Tài chính. Hướng dẫn áp dụng và hỏi đáp trên trang của Cục Thuế.
Để kiểm tra hoá đơn thực tế của doanh nghiệp sau khi điều chỉnh quy trình, dùng cổng hoá đơn điện tử: đối chiếu hoá đơn đầu ra, đầu vào với sổ sách mỗi tháng. Điểm nào đối chiếu xong vẫn chưa chắc, hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản. Muốn xem cách tổ chức việc lập hoá đơn hằng ngày cho đúng chuẩn, có thể tham khảo mục hoá đơn đúng chuẩn trên Thuế Chuẩn.
Câu hỏi thường gặp
Có bảng so sánh sẵn nào đáng tin không?
Bảng so sánh của người khác chỉ nên dùng để biết chỗ cần đọc. Trước khi áp dụng, kiểm tra từng dòng với toàn văn và chú ý người lập đã so với bản cũ nào — bản gốc năm 2020 hay bản đã sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Hoá đơn lập tháng 6/2026 bị sai, xử lý theo quy định cũ hay mới?
Câu này thuộc điều khoản chuyển tiếp của Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Đọc đúng phần đó; nếu vẫn chưa rõ, hỏi cơ quan thuế quản lý trước khi lập hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Phần mềm hoá đơn báo đã cập nhật, có cần tự đối chiếu nữa không?
Có. Phần mềm cập nhật định dạng và luồng dữ liệu, nhưng thời điểm lập, nội dung ghi và cách xử lý sai sót vẫn do người dùng quyết định. Doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về hoá đơn mình lập.
Doanh nghiệp nhỏ có cần làm bảng đối chiếu đủ mười hai chủ đề không?
Không nhất thiết. Chọn những chủ đề gắn với nghiệp vụ thật của mình: bán lẻ thì máy tính tiền và nội dung bắt buộc; dịch vụ thì thời điểm lập; có trả thu nhập cho cá nhân thì chứng từ khấu trừ. Chủ đề chuyển tiếp thì ai cũng nên đọc.
Đọc thấy câu chữ khác mà không chắc nghĩa có đổi không thì làm sao?
Ghi dòng đó vào nhóm “chưa rõ” và gom lại thành câu hỏi gửi cơ quan thuế. Trong lúc chờ, làm theo cách hiểu thận trọng hơn và lưu lại lập luận.
Hộ kinh doanh có cần đối chiếu không?
Hộ kinh doanh chuyển từ khoán sang tự khai trong năm 2026 nên cần biết quy định hoá đơn áp dụng cho mình. Không cần làm bảng đầy đủ, nhưng nên hỏi thuế cơ sở quản lý hoặc người làm dịch vụ về những điểm áp dụng cho hộ.
