Kế toán tiền lương nên đối chiếu Thông tư 111/2013/TT-BTC với Thông tư 87/2026/TT-BTC theo sáu việc lặp lại mỗi tháng: xác định khoản nào là thu nhập chịu thuế, khoản nào được trừ, tính giảm trừ gia cảnh, khấu trừ với từng loại hợp đồng, lập chứng từ khấu trừ và chuẩn bị quyết toán. Mỗi việc là một dòng trong bảng so sánh; bên trái ghi cách đang làm cùng căn cứ cũ, bên phải ghi điều thông tư mới quy định. Đối chiếu như vậy thì biết ngay tháng lương tới phải đổi gì, thay vì đọc hết hai văn bản rồi vẫn không rõ.
Thông tư 87/2026/TT-BTC quy định chi tiết về thuế thu nhập cá nhân, có hiệu lực từ 1/7/2026, cùng với Nghị định 253/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế thu nhập cá nhân. Văn bản cùng phạm vi trước đó là Thông tư 111/2013/TT-BTC và các thông tư sửa đổi nó. Thông tư mới thay thế toàn bộ hay một phần, từ kỳ nào — đọc ở điều khoản thi hành. Bài này không kể nội dung điều khoản của thông tư mới; bài chỉ ra chỗ cần soi.
Vì sao nên so theo việc, không so theo điều
Hai văn bản cách nhau hơn mười năm, bố cục gần như chắc chắn khác nhau. So điều 1 với điều 1, điều 2 với điều 2 vừa mất công vừa dễ bỏ sót: một nội dung ở thông tư cũ nằm trong một điều, sang thông tư mới có thể được chuyển lên nghị định, tách ra hai điều, hoặc đưa vào phụ lục.
Kế toán lương thì không làm việc theo điều mà theo quy trình: chốt công, tính lương, tính thuế, chi trả, lập chứng từ, kê khai. So theo quy trình giúp mỗi thay đổi tìm được đúng chỗ của nó trong bảng tính lương và phần mềm.
Bảng đối chiếu sáu việc hằng tháng
| Việc | Đang làm theo (ghi căn cứ cũ) | Cần tìm trong văn bản mới |
|---|---|---|
| 1. Xác định thu nhập chịu thuế | Danh sách khoản lương, thưởng, phụ cấp tính thuế | Khoản nào được liệt kê là thu nhập chịu thuế, khoản nào không tính |
| 2. Khoản được trừ trước thuế | Bảo hiểm bắt buộc, khoản đóng góp được trừ | Danh sách khoản giảm trừ, điều kiện chứng từ |
| 3. Giảm trừ gia cảnh | Mức cũ, hồ sơ người phụ thuộc | Cách áp mức mới từ kỳ tính thuế 2026, thủ tục đăng ký người phụ thuộc |
| 4. Khấu trừ theo loại hợp đồng | Luỹ tiến với hợp đồng từ 3 tháng; 10% với khoản từ 2 triệu đồng/lần cho người không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng | Điều kiện, tỷ lệ, cam kết thu nhập thấp |
| 5. Chứng từ khấu trừ | Chứng từ khấu trừ điện tử theo hệ văn bản hoá đơn, chứng từ cũ | Quy định mới tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Thông tư 91/2026/TT-BTC |
| 6. Quyết toán, uỷ quyền | Điều kiện uỷ quyền quyết toán | Điều kiện uỷ quyền, hồ sơ, thời hạn |
Cột giữa phải do chính kế toán điền theo cách công ty đang làm — không chép từ nơi khác. Đó là “ảnh chụp” quy trình hiện tại; không có nó thì không biết cái gì thật sự thay đổi.
Việc 1 và 2: rà lại danh sách khoản thu nhập
Đây là chỗ phụ thuộc nhiều nhất vào chính sách riêng của từng công ty. Mỗi công ty có một danh sách phụ cấp, phúc lợi riêng: ăn trưa, điện thoại, xăng xe, trang phục, nhà ở, thưởng lễ, quà sinh nhật, chi hiếu hỉ, bảo hiểm tự nguyện. Với mỗi khoản, kế toán nên có một dòng: tên khoản, mức, có tính vào thu nhập chịu thuế không, căn cứ.
Khi có thông tư mới, đi lại từng dòng và cập nhật cột căn cứ. Dòng nào không tìm thấy trong văn bản mới — không được nhắc đến là thu nhập miễn thuế hay khoản không tính — thì không mặc định giữ nguyên cách xử lý cũ. Đó là câu hỏi cần làm rõ, có thể phải gửi cơ quan thuế.
Một lưu ý: thay đổi cách tính một khoản phụ cấp không chỉ là việc của kế toán. Nó ảnh hưởng số tiền người lao động thực nhận, nên phải báo bộ phận nhân sự và người lao động trước kỳ lương áp dụng.
Việc 3: giảm trừ gia cảnh — phần thay đổi chắc chắn
Điểm đã chắc: từ kỳ tính thuế 2026, giảm trừ bản thân 15,5 triệu đồng/tháng, mỗi người phụ thuộc 6,2 triệu đồng/tháng theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15. Với kế toán lương, câu hỏi thực tế là:
- Các tháng đầu năm 2026 đã khấu trừ theo mức cũ thì điều chỉnh thế nào — trừ bù vào các tháng sau hay xử lý khi quyết toán. Tra hướng dẫn chính thức.
- Phần mềm tính lương đã cập nhật mức mới chưa, cập nhật từ tháng nào.
- Hồ sơ người phụ thuộc đang lưu có cần bổ sung theo mẫu mới không.
Ví dụ giả định: một nhân viên lương tính thuế sau bảo hiểm 20 triệu đồng/tháng, có một người phụ thuộc. Với mức mới, phần thu nhập tính thuế mỗi tháng giảm đáng kể so với mức cũ. Kế toán nên chạy thử bảng lương hai mức cho vài nhân viên đại diện để kiểm tra phần mềm tính đúng, trước khi chạy cho cả công ty.
Việc 4 và 5: khấu trừ và chứng từ
Phần khấu trừ với người không ký hợp đồng lao động là nơi kế toán hay bị hỏi nhất: cộng tác viên, người viết bài, giảng viên thỉnh giảng, người làm dịch vụ ngắn ngày. Khi đọc thông tư mới, kiểm tra:
- Quy định khấu trừ 10% với khoản từ 2 triệu đồng/lần còn giữ nguyên hay thay đổi điều kiện.
- Mẫu cam kết thu nhập thấp nằm ở đâu, điều kiện ký cam kết.
- Chứng từ khấu trừ lập khi nào, gửi người lao động bằng cách nào.
Chứng từ khấu trừ điện tử nay thuộc hệ văn bản hoá đơn, chứng từ mới (Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC). Phần mềm cấp chứng từ phải được nhà cung cấp cập nhật theo quy định mới; kế toán nên yêu cầu họ xác nhận bằng văn bản.
Việc 6: quyết toán năm 2026 — năm “hai nửa”
Năm 2026 có mốc 1/7 chia đôi: nửa đầu năm làm theo văn bản cũ, nửa sau theo văn bản mới (trừ những điểm văn bản mới quy định khác về chuyển tiếp). Riêng giảm trừ gia cảnh áp cho cả kỳ tính thuế 2026 theo nghị quyết. Khi quyết toán năm 2026 vào đầu năm 2027, kế toán cần:
- Xác định mẫu tờ khai quyết toán áp dụng.
- Kiểm tra điều kiện uỷ quyền quyết toán của từng người lao động theo văn bản mới.
- Rà lại những khoản đã khấu trừ theo cách cũ trong nửa đầu năm có cần điều chỉnh không.
Hạn quyết toán của tổ chức trả thu nhập theo Luật Quản lý thuế là ngày cuối cùng tháng thứ 3 sau khi kết thúc năm dương lịch — kiểm tra lại khi có văn bản mới.
Báo cho nhân sự và người lao động trước kỳ lương áp dụng
Mọi thay đổi trong cách tính thuế trên lương đều hiện ra ở một chỗ người lao động nhìn thấy: số tiền thực nhận. Nếu thay đổi đến mà không ai báo trước, phòng kế toán sẽ nhận hàng chục câu hỏi trong ngày trả lương. Nên chuẩn bị ba thứ:
- Một bản ghi ngắn cho bộ phận nhân sự: điểm nào thay đổi, áp từ kỳ lương nào, căn cứ văn bản nào, ảnh hưởng tới nhóm nhân viên nào.
- Một ví dụ giả định tính sẵn: cùng một mức lương, tính theo cách cũ và cách mới, để người đọc thấy chênh lệch đến từ đâu.
- Nhắc cập nhật hồ sơ người phụ thuộc: người lao động có thay đổi (sinh con, bố mẹ hết thu nhập) nên báo sớm để được tính giảm trừ đúng tháng.
Việc này không bắt buộc theo văn bản nào, nhưng giảm đáng kể sai sót: người lao động phát hiện hồ sơ người phụ thuộc thiếu từ tháng đầu, thay vì tới quyết toán mới biết.
Tự kiểm tra ở đâu
- Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp: xem tờ khai khấu trừ các kỳ đã nộp, đối chiếu tổng thu nhập và số thuế với bảng lương.
- Cổng hoá đơn điện tử: kiểm tra chứng từ khấu trừ đã lập, gửi đúng người.
- Ứng dụng thuế trên điện thoại của người lao động: khi có thắc mắc, người lao động tự xem thu nhập và số đã bị khấu trừ ghi nhận theo số định danh; hai bên đối chiếu từ cùng một nguồn.
- Cơ quan thuế quản lý: gửi câu hỏi bằng văn bản với những khoản phụ cấp không tìm thấy căn cứ rõ.
Câu hỏi thường gặp
Công ty có phải làm lại quyết toán các năm trước theo Thông tư 87/2026/TT-BTC không?
Không. Các năm đã qua áp dụng quy định của thời kỳ đó. Thông tư mới áp dụng từ ngày có hiệu lực, theo điều khoản chuyển tiếp của chính nó.
Các tháng đầu năm 2026 khấu trừ theo giảm trừ cũ thì có sai không?
Việc điều chỉnh cho các tháng đã khấu trừ phải làm theo hướng dẫn chính thức. Nếu chưa điều chỉnh trong năm, phần chênh lệch thường được xử lý khi quyết toán. Kiểm tra văn bản hướng dẫn để làm đúng cách.
Người lao động hỏi vì sao lương thực nhận thay đổi, kế toán nên trả lời thế nào?
Giải thích bằng bảng tính: thu nhập, các khoản giảm trừ, mức áp dụng, số thuế. Nêu rõ căn cứ văn bản. Tránh trả lời miệng chung chung, vì người lao động có thể tự đối chiếu trên ứng dụng thuế.
Phần mềm lương cập nhật chậm thì làm sao?
Chạy song song một bảng tính kiểm tra cho các nhân viên đại diện. Nếu phần mềm tính sai, điều chỉnh tay và ghi chú lại, đồng thời yêu cầu nhà cung cấp cập nhật và xác nhận ngày cập nhật.
Thông tư 111/2013/TT-BTC còn dùng được cho việc gì?
Dùng khi xử lý các kỳ trước ngày thông tư mới có hiệu lực, như quyết toán bổ sung hay giải trình khi kiểm tra năm cũ. Với kỳ từ ngày văn bản mới có hiệu lực, căn cứ là văn bản mới.
Có nên chờ bài hướng dẫn của người khác rồi mới đọc thông tư?
Bài hướng dẫn giúp định hướng, nhưng quyết định cách tính lương của công ty phải dựa trên chính văn bản. Tự lập bảng đối chiếu sáu việc giúp biết bài hướng dẫn nào đúng với tình huống của mình.
